Ein Museum ist eine gemeinnützige, ständige, der Öffentlichkeit zugängliche Einrichtung im Dienste der Gesellschaft und ihrer Entwicklung, die zu Studien-, Bildungs- und Unterhaltungszwecken materielle Zeugnisse von Menschen und ihrer Umwelt beschafft, erforscht, bekannt macht und ausstellt. (Artikel 2.1 der Statuten des Internationalen Museumsrates ICOM, verabschiedet am 5. September 1989 in Den Haag, Niederlande)

Die Arbeit eines Museums findet überwiegend „hinter den Kulissen“ statt. Museumsleute sammeln Zeugnisse der Vergangenheit und Gegenwart, bewahren Objekte und Erinnerungen, forschen zu Geschichte und Tradition und vermitteln ihre Ergebnisse an alle gesellschaftlichen Gruppen. Sie tun dies in ihren Museen, aber auch in Archiven, auf Dachböden und in Kellern, in denkmalgeschützten Gebäuden und in der freien Natur. Zahlreiche Vorarbeiten sind nötig, ehe eine neue Ausstellung eröffnet werden kann.

Das Stadtmuseum Saalfeld verfügt zu Forschungszwecken über eine eigene wissenschaftliche Bibliothek, über ein Archiv sowie über eine umfangreiche Fotosammlung. Originale Objekte werden in Magazinen aufbewahrt, gefährdete Stücke besonders geschützt und restauriert. Die Sammlung des Museums erfährt ständige Erweiterungen durch Schenkungen, Leihgaben und gezielte Ankäufe. Ausstellungen werden inhaltlich konzipiert, gestaltet und aufgebaut, Veranstaltungen durchgeführt. Die Beantwortung wissenschaftlicher und ortsgeschichtlicher Anfragen gehört ebenso zum Arbeitsalltag wie das Inventarisieren von Neuerwerbungen und die Vermittlung von Wissen durch Publikationen, Führungen, Vorträge und museumspädagogische Aktionen.

Einmal im Jahr, am Internationalen Museumstag im Mai, können Besucher einen Blick „hinter die Kulissen“ werfen und die vielfältigen Aufgaben der Museumsleute vor Ort entdecken.